Bugün sizlerle herkesin çok iyi bildiğini sanıp aslında pek de bilmediği bir konudan bahsedelim: Proje Kontrol (Project Controls).

Öncelikle, bu kavramın Türkçe ve İngilizce arasında bir anlam karmaşası içerdiğini belirtelim. Türkçede, sanki biri projeyi baştan sona kontrol ediyormuş gibi bir çağrışım yapıyor. Ama aslında İngilizcede şöyle bir anlam taşıyor:

“Project controls refer to a set of tools, techniques, and processes used by project managers to measure and control the six project constraints: time, cost, scope, quality, risk, and resources.”

Moto mot çevirirsek:

Proje kontrolü, proje yöneticilerinin zaman, maliyet, kapsam, kalite, risk ve kaynak gibi altı temel proje kısıtını ölçmek ve yönetmek için kullandıkları bir dizi araç, teknik ve süreçleri ifade eder.

Peki sahacılar sorarsanız – Proje Kontrol nedir?

Şöyle bir yanıt almanız kuvvetle muhtemel…

🚧 “Ya şu Primavera kullanan çocuklar var ya, iş programı yapanlar… İşte onlar!”

Böyle bir yanlış algı var, ancak Proje Kontrol sadece iş programı hazırlamak değil, bütçe ve risk yönetiminden ilerleme analizine kadar geniş bir disiplindir.

A goal without a plan is just a wish (Bir hedef plan olmadan sadece bir hayaldir) demiş bir aralar Antoine Marie Jean-Baptiste Roger, iyi de demiş bana kalırsa… Demişte biz bu planı nasıl yapacağız. Bu plan dediğiniz şey nasıl oluşturulur. Sahadakilere bakarsan, “Biz yıllardır bu işleri yapıyoruz, en iyisini biz biliriz!” cümlesini sık sık duyarsın.

Planlamayı angarya olarak gördükleri için, projeye yeni mezun biraz Primavera P6 yada MS Project bilen birini alırlar, ve “Takıl biraz, plan yap” derler. Böylece hem egolarını tatmin ederler hem de müşterinin talebini karşılamış görünürler.

Sonra? O planın yüzüne bile bakılmaz.

Peki bunun üstesinden nasıl geleceğiz? İşte burada Proje Kontrol devreye giriyor. Dünya standartlarında Proje Kontrol, zaman yönetimi, maliyet kontrolü, risk analizi ve ilerleme takibi gibi konuları kapsayan profesyonel bir süreçtir. Ancak Türkiye’de işler biraz farklı ilerliyor. Türk firmalarında bu departmana Teknik Ofis derler ve sanki departmanın yeterince iş yükü yokmuş gibi yukarıda anlattıklarıma ek olarak Döküman Kontrol ve Sözleşme Yönetimi, hatta bazen Clients and Claim Management bölümlerinin de sizin tarafınızdan yapılmasını beklerler. İK (veya Personel), Ambar ve Satın Alma’nın dahi Teknik Ofis departmanına yüklendiğini gördü bu gözler. Ama neyse, konumuza kalalım ve konumuzu dünya standartlarında bırakarak biraz tartışalım ve önce kavramları anlayalım.

Proje Kontrol Nedir?

Öncelikle bu kavramı biraz açalım. Proje Kontol diyince sahacıların aklına sadece planlama geliyor ama bu kavram planlama, ilerleme takibi, risk yönetimi, maliyet yönetimi, kaynak yönetimi ve bazen kalite kontrolü de içine alıyor. Proje Kontrol asagıdaki sorulara cevap arar.

✅ Ne kadar harcama yapıldı?

✅ Bütçeden sapma var mı?

✅ Kaç adam/saatlik ilerleme gerçekleşti?

✅ İş programına göre gecikme var mı? Eğer varsa, hızlandırma stratejisi nedir?

✅ Riskler nelerdir ve bunlara karşı nasıl önlem alınıyor?

Tüm bunları takip edebilmek için Proje Kontrol ekibi önce bir iş programı ve açılış bütçesi oluşturur. Bu program ve bütçe, işin nasıl ilerleyeceğini, ne kadar süreceğini ve ne kadara mal olacağını tahmin etmek için hazırlanır. Bu aşamada Proje Kontrol, elindeki tüm bilgileri kullanır, mühendislikten gerçekleşecek miktarları ister (Türk firmaları bunu da teknik ofisten bekler, metrajı da onların yapmasını beklerler). Şirketin önceki işlerine ya da uluslararası istatistik tutan kuruluşların verilerine bakarak ve sahacıların deneyimlerine başvurarak işleri mümkün olduğunca küçük parçalara ayırır ve bunların sürelerini belirler. Sonrasında bu belirlenen aktiviteleri mantıksal sırayla birbirine bağlar. Bunu yapması için belirli kurallar vardır; bu kurallar PMI, RISQS, AACE, CEC gibi organizasyonlar tarafından belirlenir. Bunları tamamladıktan ve açılış bütçesini oluşturduktan sonra, bütçelenmiş maliyetleri iş programına göre dağıtarak bir Nakit Akış planı oluşturur.

Peki, bütçe nasıl oluşturulur derseniz, onun detaylarını başka bir yazıda anlatırız; ancak kısa bir fikir vermesi açısından biraz bahsedelim. Genelde ortaya bir iş atılır, bu iş bir ihtiyaçtan ortaya çıkar, bu işi isteyen kişi bir müşteridir; ama maalesef bu müşterinin bu işin ne kadar süreceği veya kaça mal olacağı ile ilgili uzaktan yakından bir fikri yoktur. Ortaya bir rakam ve süre atar ve bununla ilgili bir feasibility çalışması yapılmasını talep eder. Buradan anlatmaya devam edersek sonsuza gideriz; ancak kısaca yapılan bir dizi çalışma sonucunda ortaya aşağı yukarı, bu iş şunları gerektirir ve şu kadara mal olur gibi bir estimate çıkar; bununla ihaleye girilir. İş bu firmada kalırsa, bu estimate detaylandırılarak bir açılış bütçesi oluşturulur. Bütçe ve iş programı sayesinde bir nakit akışı oluşturulur. Tabii, bunların hepsini yapabilmek için tüm disiplinlerin bir arada çalışması gerekir. Bir execution stratejisi belirlenir, buna bağlı olarak constructibility çalışılır, gerekli organizasyon yapılır, staffing plan hazırlanır… vb. Bunlara girdiğimiz sürece buradan da pek çıkamayız.

Bu plan oluşturuldu sonra ne olacak?

Bu sorunun yanıtı çok basit; aslında bu planın, bütçenin ve nakit akışının takibi gerekiyor. Sahadaki arkadaşların istemediği işler başlıyor çünkü Proje Kontrol sayesinde sahadaki arkadaşlar istedikleri gibi at oynatamayacaklar. Genelde evdeki hesap çarşıya uymaz ve sahadaki arkadaşlar birçok konuda eksiklik yaşarlar; bunların en büyük nedenleri bütçe ve plan yapılırken oradaki iş yükünü ciddiye almamaları, yeterli önemi ve ciddiyeti göstermemeleridir ve sanki bunlar sadece kağıt kürek işiymiş gibi davranmalarıdır. Ama bütçe, iş programı ve risk kayıtları bir kez onaylandıktan sonra bunları değiştirmek ciddi nedenler, engellenemeyen gecikmeler ya da elde olmayan sebepler gerektirir. Bu değişimleri yapmak ve onayı almak, beklenildiğinden çok daha zordur. Bunların oluşmasını engellemek için Proje Kontrol takımı, saha grubu ile birlikte çalışır, olabilecek en doğru veri akışı ve veri güvenliğini sağlar; gecikmelere ve potansiyel bütçe açığına karşı bir erken uyarı sistemi geliştirir. İlerlemeyi ve iş programını takip eder ve geri kalmaların nedenlerini araştırır. Çözüm konusunda alternatif sunar. Kısaca hem projenin yönetilmesinde ve en hızlı şekilde en az maliyetle işin üstesinden gelinmesine yardımcı olur, hem de proje yönetimini şirketin hedefleri ile eşleştirir.

Bağımsız bir Proje Kontrol grubu kurulması ve oluşturan Proje Kontrol grubunun proje müdürüne değil, PMO ofisine raporlaması hem projelerin zamanında ve bütçeye uygun olarak bitirilmesi yönünde katkı ve denetleme sağlar hem de raporların objektif bir şekilde sunulmasında büyük katkı sağlar.

Proje Kontrol için Türkiye’de durum ne?

Türkiyede durum madem eşek bulduk biraz daha yük taşıtalım modunda. Yukarıda yazdıklarıma ek olarak Proje Kontrol grubu müşteri hakedişlerini hazırlıyor, taşeron hakedişlerini kontrol ediyor ve onaylanmasından sorumlu oluyor, muhesabenin yapacağı ödemelerin peşine düşüyor, hem müşteri hem teşeron bölümünde normalede sözleşme grubu tarafından yönetlimesi gereken sözleşmeleri hazırlıyor, şirketler arası yazışmaları oluşturuyor, kurguluyor ve yönetiyor, tamamen başka bir uzmanlık olan Talep yönetimini (claim management) ele alıyor ve yönetiyor, döküman yönetiminden sorumlu oluyor… Yazarken yoruldum. Kısaca bu departmana Türkiye’de saygı duyulmadığı gibi eşek muamelesi yaplıyor. Bu kadar özellik bekledikleri gruba hak ettikleri ücretlerde verilmiyor.

PMI (Project Management Institute) raporlarına göre:

❌ Büyük ölçekli projelerin %80’inde bütçe aşılıyor.

❌ Projelerin %70’i gecikmeye giriyor.

❌ Kötü planlanan projeler, ortalama %30 daha fazla maliyet üretiyor.

Ve tahmin et, bu sorunları en iyi kim çözüyor?

Senin çalıştığın projede gerçekten bir Proje Kontrol mekanizması var mı? Yoksa sadece “iş programı var, tamam” diyerek mi ilerleniyor?

Nereden nereye geldik… Umarım youtube kanalımı takip ediyorsunuz ayrıca instagram ve facebookta da takibiniz devam ediyordur, abone olursanız yazılarımı email olarak alırsınız hemen okuma fırsatınız olur benden söylemesi tabi, keyfiniz bilir…

Sayın okuyucu, nasıl böyle işine yarıyormuyum? Yoksa ne güzel anıları anlatıyordun dinleyip eğleniyorduk bu proje yönetimi safsatası da nerden çıktı mı diyorsun? Hayır böyle diyorsan yaz da bende boşuna uğraşmayayım anılardan devam edeyim. Sen en iyisi aşağıda yorumlardan yaz bana durumu bilelim.