İnşaat projelerinde planlama denildiğinde neredeyse her şantiyede duyulan cümleler bunlardır. Uygulama ekipleri çoğu zaman planı eleştirir, planlamacı ise savunma pozisyonuna geçer. Tartışma hep aynı yerde kilitlenir: Planlama kime aittir?

Plan geçiktiğinde inşaat grubundan şunları duyarsanız.

“Bu plan sahada uygulanmaz.”
“Tarihler gerçekçi değil.”
“Bunu masa başında mı yaptınız?”

Bu tartışma aslında planlamanın değil, sorumluluktan kaçmanın tartışmasıdır.

İnşaat Projelerinde Planlama : Planlamacı Diktatör Değil, Orkestra Şefidir

Planlama, tek bir kişinin kapalı bir odada hazırlayıp sahaya dayattığı bir doküman değildir. Bu yaklaşım neden çoğu projede başarısız olur? Çünkü gerçekte planlamacının rolü “her şeyi bilen kişi” olmaktan çok, farklı disiplinleri aynı masada buluşturan bir fasilitatör olmaktır.

Saha mühendisinin sequence bilgisi, tedarikçinin gerçek teslim süreleri, alt yüklenicinin üretim kapasitesi ve geçmiş gerçekleşmeler bu sürecin temel girdileridir. Planlamacı bu verileri toplar, analiz eder, önceki performanslara bakar ve tüm taraflarla birlikte agresif ama uygulanabilir bir plan oluşturur.

Burada kritik nokta şudur: Plan paylaşılıp üzerinde mutabık kalındığı anda artık bu plan sadece planlamacının değil, şantiyenin planı haline gelir. O noktadan sonra uygulama ekiplerinin sorumluluğu bu planı hayata geçirmek, proje yönetiminin sorumluluğu ise planın arkasında durmaktır.

İnşaat Projelerinde Planlama : Planın Sahibi Kim Olmalı?

Çoğu şantiyede şu manzara yaşanır: Plan hazırlanır, toplantıda sunulur, herkes başını sallar ama kimse sahiplenmez. İlk gecikme yaşandığında suçlanan planlamacı olur. “Zaten gerçekçi değildi” denilir.

Peki sorun nerede? Sorun planın hazırlanış sürecinde yatar. Eğer planlama süreci şeffaf değilse, ilgili paydaşlar masada yoksa, onların bilgisi ve deneyimi kullanılmadıysa plan doğar doğmaz ölü bir dokümandır.

Başarılı projelerde ise planlama toplantıları tartışma arenasına dönüşür. Saha müdürü “bu işi 10 günde bitiremeyiz, 15 gün lazım” der, planlamacı “geçen projede 12 günde bitirmişsiniz” karşılığını verir, tedarikçi “malzeme teslimatında 3 gün buffer istiyorum” der. Bu tartışmalar sağlıklıdır, hatta gereklidir. Çünkü planın uygulanabilirliği bu tartışmalarda test edilir.

Sonuçta ortaya çıkan plan artık tek bir kişinin değil, odadaki herkesin planıdır. Herkes kendi verdiği sözün arkasında durmak zorundadır.

Kısa özet:

• Planı planlamacı hazırlar
• Planı saha uygular
• Planın arkasında proje yönetimi durur
• Planın başarısından herkes sorumludur

Plan Güncellemesi ile Baseline Değişimi Arasındaki İnce Çizgi

Elbette hiçbir plan proje boyunca sabit kalmaz. Tedarik gecikmeleri, tasarım değişiklikleri, beklenmeyen saha koşulları veya performans düşüşleri planın sürekli gözden geçirilmesini zorunlu kılar. Plan güncellenir, revize edilir, senaryolar çalışılır.

Ancak burada kritik bir ayrım vardır: Her revizyon yeni bir baseline değildir.

Çoğu projede bu iki kavram birbirine karıştırılır. Her hafta plan güncellenir ve yeni baseline ilan edilir. Bu yaklaşım tehlikelidir çünkü projenin gerçek performansını gizler. Üç ay gecikmeli bir projede sürekli baseline değiştirirseniz raporlarda her zaman “on schedule” görünürsünüz.

Baseline değişimi teknik değil, stratejik ve çoğu zaman ticari bir karardır; keyfi şekilde yapılmaz. Sözleşme kapsamı değişti mi? Müşteri ek iş onayladı mı? Force majeure durumu mu var? Ancak bu koşullarda baseline değişimi konuşulmalıdır.

Günlük plan güncellemeleri ise farklıdır. Bunlar baseline’a karşı ilerlemenizi ve sapmalarınızı görmenizi sağlar. “Bu hafta tedarik gecikti, iki hafta kaydık ama önümüzdeki ayda telafi planımız var” diyebilmeniz için baseline sabit kalmalıdır.

Planlamanın Gizli Gücü: Öngörü ve Proaktif Aksiyon

Planlamanın asıl değeri geçmişi kaydetmek değil, geleceği öngörmektir. Başarılı bir planlamacı sadece “neredeyiz?” sorusuna cevap vermez, “altı ay sonra nerede olacağız?” sorusunu da yanıtlar.

Bu öngörü yeteneği nereden gelir? Veriden gelir. Geçmiş performans, mevcut kaynaklar, risk faktörleri ve trendler analiz edilir. Eğer son üç ayda ortalama %80 performans gösterdiyseniz ve hiçbir iyileştirme yapılmadıysa, önümüzdeki aylarda da %80 performans göstereceğinizi varsaymak mantıklıdır.

İşte burada planlamacının proaktif rolü devreye girer. Altı ay sonraki gecikmeyi bugünden görüp erken uyarı vermek, kaynak ekleme, metot değişikliği veya kapsam revizyonu gibi aksiyonların zamanında alınmasını sağlar.

İnşaat Projelerinde Planlama Yaşayan Bir Organizmadır

Bu nedenle planlama yaşayan bir süreçtir. Başarılı bir planlamacı sadece program hazırlayan değil; planın sahada sahiplenilmesini, düzenli olarak sorgulanmasını ve tüm tarafların aynı hedef doğrultusunda hareket etmesini sağlayan kişidir.

Her hafta ilerleme toplantısı yapılır, gerçekleşmeler kaydedilir, sapmalar tartışılır, önümüzdeki periyot için beklentiler netleştirilir. Bu döngü disiplinle sürdürüldüğünde plan canlı kalır. Aksi halde plan çekmeceye girer, herkes kendi kafasına göre iş yapar, proje kontrolden çıkar.

Sonuç: Ortak Sorumluluk, Tek Pusula

Kısacası planlama tek bir departmanın değil, tüm proje ekibinin sorumluluğudur. Saha müdürü planın uygulanmasından sorumludur, tedarik müdürü malzeme programına uymaktan sorumludur, proje müdürü kaynakları sağlamaktan sorumludur.

Ama o sorumluluğun pusulası her zaman planlamacının elindedir. Planlamacı rotayı gösterir, sapmaları izler, düzeltme aksiyonlarını tetikler. Herkes gemide kürek çeker ama rotayı planlamacı belirler.

Plan tutmuyorsa çoğu zaman sorun planlamada değil, planı sahiplenmeyen organizasyondadır.
Planlama başarılı bir projede hiyerarşik bir emir değil, kolektif bir taahhüttür. Ve bu taahhüdün başarısı, herkesin kendi parçasını sahiplenmesiyle mümkün olur.

Umarım youtube kanalımı takip ediyorsunuz ayrıca instagram ve facebookta da takibiniz devam ediyordur, abone olursanız yazılarımı email olarak alırsınız hemen okuma fırsatınız olur benden söylemesi tabi, keyfiniz bilir…

İlgili Yazılar…

DCMA 14 Nokta Kontrolü

Amerika’da İnşaat Sektörü: Türkiye ile 5 Kritik Fark